如果您使用注册的境外公司办理一些重要业务,如开立银行账户、融资、设立外资公司、处理法院官司时,都需要提供董事在职证明 Certificate of Incumbency 或良好存续证明 Certificate of Good Standing。很多客户都会向我们咨询这两个文件到底是什么,这里我们将详细讲解董事在职证明是什么、有哪些用途、有效期多久,并给大家展示下样例,下一篇我们将详细介绍良好存续证明。
一、什么是董事在职证明
董事在职证明 Certificate of Incumbency,简称COI,是由境外公司的注册代理人出具的文件,主要用于说明公司当前的状况,披露公司董事和股东的相关信息,是核查公司合理合法信息内容的重要途径,此文件通常没有固定的格式。
二、董事在职证明COI的作用
董事在职证明COI一般用于以下用途:
1. 用于银行开户,或者金融机构执行KYC尽职调查时会用到,通常还会要求提供另一份证明文件——公司良好存续证明Certificate of Good Standing(后面我们会详细说明此证明文件)。
2. 公司融资所需,部分投资者会要求公司提供该文件。
三、董事在职证明COI会披露哪些信息
公司董事在职证明会体现下列信息:
1. 公司的注册代理人是谁、注册办事处在哪里、文件是何时签发的
2. 公司的名称、成立日期、注册编号
3. 公司的状态是否良好
4. 公司的现任董事是谁
5. 公司的现任股东及其持股数量
6. 公司的注册资本是多少,发行多少股,每股的面额
7. 公司是否有抵押记录或者是正在执行的清算等
四、董事在职证明COI由谁签发
董事在职证明是由境外公司的注册代理人签发的,是依据当前注册代理人掌握的境外公司内部存档资料出具。
如果公司没有按时年审,公司状态不正常,则无法出具董事在职证明COI。如需出具,则需要补缴年审及其罚款,公司恢复正常状态后,才能出具。
因此建议公司一定要如期的做好相关的维护,以免影响公司的正常存续。
五、董事在职证明COI的有效期
董事在职证明是注册代理人根据当时公司的实际情况出具的,文件上会有签发日期。签发后,文件是否还在有效期内,取决于使用机构或部门的要求,如果使用机构只认3个月内签发的,那么COI有效期就为3个月,如果认可1年内签发的,那么COI有效期就可以是1年。
再者,由于公司的情况是会不断变化的,如变更了公司董事、股东、公司注册资本等情况,同样会影响到公司的现状,相应的也需另行出具最新的董事在职证明COI文件。
六、出具董事在职证明COI需要多久
通常情况下,出具董事在职证明COI需1-3个工作日,根据代理人程序不同,时间会不一样。
七、董事在职证明COI样例范本
董事在职证明COI样例范本(以BVI为例):
(BVI公司董事在职证明COI样例 )
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